En California, los empleadores están obligados a reembolsarle completamente cuando utiliza sus vehículos personales para fines comerciales. En total, hay 4 formas de calcular su reembolso:
- Pagos globales,
- Kilometraje real,
- Gastos reales, o
- Una mezcla de tarifas fijas y variables.
Muchos empleadores adoptan las tarifas de reembolso del IRS, que se basan en el kilometraje real, como muestra la siguiente tabla.1
|
Propósito de usar su vehículo personal |
Tarifa de reembolso del IRS |
| Uso comercial | $0.72.5 por milla |
| Miembros en servicio activo que se mudan o reciben tratamiento médico | $0.20.5 por milla |
| Al servicio de una organización benéfica | $0.14 por milla |
Estos cuatro métodos de reembolso se discuten en detalle a continuación.
1. Pagos globales
Los empleadores de California pueden usar un pago global para reembolsarle los gastos relacionados con el vehículo por trabajo. También conocido como
- un “estipendio de gasolina,”
- una “asignación para automóvil,” o
- un “viático,”
este es un pago regular, a menudo mensual, de una cantidad fija que se considera adecuada para cubrir sus gastos.
El método de pago global se usa generalmente si conduce sus vehículos personales por las mismas rutas todos los días o semanas. Cuando la cantidad conducida permanece igual, los pagos globales pueden ser ideales porque reducen la cantidad de registros que debe llevar.
Sin embargo, los precios fluctuantes de la gasolina pueden hacer que un pago global sea insuficiente. En estos casos, puede impugnar la cantidad y exigir el reembolso completo.2
2. Kilometraje real
Su empleador y usted pueden acordar una tarifa de reembolso por milla. Usted puede:
- adoptar la tarifa de reembolso por kilometraje sugerida por el IRS o por el Departamento de Recursos Humanos de California (que para 2026 es $0.72.5 por milla) o
- acordar su propia tarifa.
Sin embargo, la tarifa acordada debe compensarle completamente por los gastos de viaje relacionados con el trabajo, y también debe permitírsele impugnar la tarifa si cree que es insuficiente. Además, su reembolso por kilometraje no debe ser gravado como ingreso a menos que su empleador le pague más que la tarifa de reembolso actual del IRS.
Si usa sus vehículos personales para fines comerciales, tendrá que registrar su kilometraje. Esto puede ser difícil de mantener.3
Muchos empleadores confían en las tarifas actuales del IRS al reembolsar a los empleados por sus gastos de conducción.
3. Gastos reales
Este método de cálculo requiere que registre la cantidad exacta de todas las pérdidas pagadas mientras conduce en el trabajo, incluyendo:
- el costo de llenar el tanque después de cada día de trabajo,
- los cambios año tras año en el valor de reventa del vehículo para determinar la depreciación, y
- los costos de mantenimiento por la conducción relacionada con el trabajo.
Aunque los reembolsos basados en el método de gastos reales son los más precisos, los requisitos de registro para este método de reembolso son onerosos. Además, pueden surgir disputas con su empleador sobre, por ejemplo, qué taller de reparación de autos utiliza.4
4. Una mezcla de tarifas fijas y variables
Un reembolso con tarifas fijas y variables (FAVR) divide los costos fijos de usar un vehículo personal para uso comercial, como las tarifas de seguro, de los costos variables, como la gasolina.
Los costos fijos se reembolsan individualmente hasta una cantidad acordada. Los costos variables se reembolsan según una tarifa de kilometraje acordada.
Preguntas frecuentes sobre reembolsos de kilometraje en California
¿Qué se incluye en los reembolsos de kilometraje?
- costos de gasolina
- depreciación del vehículo por desgaste,
- costos de mantenimiento y reparación,
- tarifas de registro del vehículo, y
- seguro del automóvil.
Los reembolsos de kilometraje en California no incluyen su viaje diario hacia y desde el lugar de trabajo. En cambio, cubre cualquier diligencia relacionada con el trabajo, como:
- Conducir para reunirse con clientes, clientes y otros compañeros de trabajo,
- Conducir a conferencias,
- Conducir a tiendas para comprar suministros, y/o
- Conducir a bancos por razones relacionadas con el negocio, como depósitos.
Además, el reembolso debe cubrir solo sus gastos necesarios y razonables. No se deben cubrir gastos innecesarios del vehículo.5
¿Recibo un cheque separado por los reembolsos de kilometraje?
Los reembolsos de kilometraje no tienen que pagarse por separado de sus salarios u otra compensación. Sin embargo, su cheque debe mostrar que incluye el reembolso de kilometraje.6
¿Puedo renunciar a mi derecho a los reembolsos de kilometraje?
No. Cualquier acuerdo que renuncie a su derecho a un reembolso completo de sus gastos relacionados con el vehículo por trabajo es nulo.7
¿Cuál es la política de reembolso de kilometraje de mi empleador?
Depende de usted y su empleador acordar qué política de reembolso se usará. Si se usa un sistema de reembolso por kilometraje, debe acordar la tarifa por milla. Esto generalmente se establece en su:
- contrato de trabajo o
- manual del empleado.
¿Cuál método de reembolso por kilometraje es el mejor?
Todos tienen ventajas y desventajas.
El método de reembolso por kilometraje es más preciso que un acuerdo global o un estipendio de gasolina. Sin embargo, aún no toma en cuenta los precios de gasolina que suben o bajan.
Muchas personas prefieren el sistema FAVR ya que la tarifa por milla puede cambiar según los precios locales de la gasolina. Esto añade precisión al mecanismo de reembolso FAVR.
¿Qué pasa si mi empleador me está pagando menos por los gastos de mi vehículo personal?
Si su empleador le está pagando menos por el uso personal de sus vehículos, puede impugnar la cantidad que se le ha reembolsado. Usando evidencia de sus costos reales, puede demostrar que el reembolso ha sido insuficiente.
Si su empleador no corrige la discrepancia, puede presentar una demanda por salario y horas. Si sus compañeros de trabajo también están siendo pagados menos, puede intentar presentar una demanda colectiva.
Los empleados pueden demandar a su jefe por no reembolsarles el kilometraje.
Recursos adicionales
Para más información, consulte lo siguiente:
- 6 preguntas comunes sobre el reembolso de kilometraje para empleados – Información general por la Cámara de Comercio de EE. UU.
- Reembolso de kilometraje: lo que necesita saber – Artículo informativo para empleados y empleadores por Business News Daily.
- Reembolsos de viaje – Información sobre las tarifas actuales de reembolso por kilometraje por el Departamento de Recursos Humanos de California.
- Tarifas estándar de kilometraje – Información sobre las tarifas de reembolso por kilometraje para el año actual proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Referencias legales:
- Código Laboral de California 2802(a) LAB, que obliga a los empleadores a reembolsarle todos los gastos o pérdidas necesarios incurridos como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las órdenes del empleador. Tiene derecho al reembolso incluso si las órdenes de su empleador eran ilegales, a menos que usted creyera que eran ilegales mientras las cumplía. El IRS aumenta la tarifa estándar de kilometraje para uso comercial en 2026 a 72.5 centavos por milla, IRS.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc., (2007) 42 Cal.4th 554 (“Concluimos que un empleador puede cumplir con su obligación legal de reembolso de gastos comerciales bajo la sección 2802 pagando a los empleados una compensación mejorada en forma de aumentos en el salario base o tasas de comisión, siempre que el empleador establezca algún medio para identificar la porción de la compensación total que se destina a reembolso de gastos, y siempre que las cantidades así identificadas sean suficientes para reembolsar completamente a los empleados por todos los gastos realmente y necesariamente incurridos.”).
- Igual.
- Igual.
- Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc., (2007) 42 Cal.4th 554. Espejo v. The Copley Press, Inc. (), . Oliver v. Konica Minolta Business Solutions U.S.A., Inc. ( Véase también Carta de Opinión de la División de Normas Laborales (DLSE) No. 1993.02.22-3.
- Ver nota 2.
- Igual. Código Laboral de California 2804 LAB.
